Una pregunta que se suelen plantear las empresas o despachos profesionales a la hora de organizar su trabajo diario es la utilidad de contratar un servicio de secretariado y los gastos que éste le puede suponer.
Si bien es cierto que la figura del secretariado suele estar asociada a empresas muy asentadas o de gran volumen, la realidad es que hoy en día contamos con muchas opciones de contratación de secretaría externalizada. Se trata de un servicio muy útil y completo, el cual no supone un coste realmente elevado por lo que cualquier empresa de menor volumen o un despacho profesional puede beneficiarse del mismo.
Las tareas del secretariado van desde filtrar llamadas, recepcionar visitas y gestionar agendas, hasta la elaboración de informes y la organización de viajes o reuniones. Un perfil polivalente muy demandado en las compañías para optimizar el buen funcionamiento de las mismas.
Entre las cualidades más importantes y más solicitadas de las secretarias podríamos mencionar la organización, la capacidad de gestión, la confianza, la discreción y el saber estar.
Ventajas de contratar un servicio de secretaría
Tener una secretaria supone un gran soporte para la empresa a la hora de desarrollar el trabajo que además favorece la imagen de la misma de cara al cliente.
- Mejor planificación del trabajo: la secretaria puede gestionar la agenda de forma que esté todo organizado y cubierto, además de atender a posibles variaciones del mismo.
- Control de gastos: el secretariado desarrolla funciones de facturación para que el empresario no tenga que preocuparse por esas gestiones.
- Más tiempo libre: delegando el trabajo y la gestión de ciertas tareas más concretas el empresario tiene más tiempo para dedicar a otros asuntos, tanto laborales como personales y sin dejar de lado la atención a sus clientes.
- Trato profesional y personalizado: el personal de secretariado está formado y preparado para ofrecer la mejor atención al cliente proyectando la mejor imagen de la empresa.
- Servicio externalizado: este tipo de contratación ahorra al despacho profesional todos los trámites asociados al personal directo como podrían ser la gestión de las nóminas, las vacaciones o los gastos fijos que conllevan este tipo de puestos de manera interna.
Secretaria virtual, una gran alternativa para los despachos profesionales
El servicio de secretaría virtual es sin duda un sistema perfecto para empresarios con clientes segmentados geográficamente o cuyo trabajo requiere una itinerancia constante por lo que a lo mejor no dispone de un despacho físico. Con el servicio de secretaría virtual se le proporciona un lugar fijo en el que basar sus operaciones físicas como, por ejemplo, la recepción de facturas o llamadas telefónicas.
Además, con este sistema se garantiza la atención totalmente personalizada a los clientes y la gestión de todas las operaciones necesarias en cada caso, con la misma eficacia que si fuera un despacho físico.
Si necesitas más información sobre este servicio para tu empresa o despacho profesional puedes contactar con nosotros a través de info@cnlossitios.com y te informaremos de todas las posibilidades para mejorar tanto la atención personalizada al cliente como tu vida laboral.
